ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА скачать образец бесплатно

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж — длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция.

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Порой встречаются объявления «Требуется секретарь в школу». Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь — первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.

В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача — составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Должностная инструкция секретаря-референта — общие положения

1.1.  Прием
на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального
директора.

1.2. 
Основными задачами секретаря-референта являются организационное и
документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также
совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. 
Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику
Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической
поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного
отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. 
На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и
т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности
Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

— Конституцией Российской Федерации;

— Гражданским кодексом Российской Федерации;

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об
информации, информатизации и защите информации»;

— Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты»;

— Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на
предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими
материалами Минтруда РФ;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА скачать образец бесплатно

— ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам
документационного обеспечения управления;

— ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные
системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и
дополнениями 2000 года);

— Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти;

— ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и
определения;

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем
Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

— Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и
примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных
учреждений, с указанием сроков хранения;

— Единой государственной системой делопроизводства;

— Правилами и указаниями Росархива;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА скачать образец бесплатно

— Уставом Общества;

— Инструкцией по делопроизводству Общества;

— Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

— Приказами, распоряжениями руководства Общества;

— Настоящей должностной инструкцией.

1.6. 
На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее
профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или
лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по
установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II.  ФУНКЦИИ

— прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

Предлагаем ознакомиться:  Некачественная работа автосервиса куда обращаться

— подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

— контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному
директору;

— контроль исполнения документов и поручений;

— организация работы приемной Генерального директора;

— документирование деятельности совещательных органов Общества;

— разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению
Общества;

— организация документов в делопроизводстве;

— организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

К общим положениям относятся:

  • 1. Отношение секретаря-референта к классу специалистов.
  • 2. Назначение и освобождение от должности референта решается генеральным директором организации.
  • 3. Генеральный директор является непосредственным начальством для секретаря-референта.
  • 4. Если работника по каким-то причинам не будет на рабочем месте, его заменяет другой сотрудник организации, который назначается соответствующим на то приказом, дающим ему права и обязанности секретаря-референта.
  • 5. Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.
  • 6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.

Кстати, на сайте имеется также и должностная инструкция технического директора.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе — «Должностные обязанности секретаря». Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

Функции и обязанности

3.1. 
выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы
Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2. 
принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета
входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его
подразделений передает документы на исполнение;

3.3. 
следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их
исполнением;

3.4. 
выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5. 
отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством
электронной почты);

3.6. 
обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7. 
получает для Генерального директора информацию от работников
подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8. 
организует телефонные переговоры Генерального директора;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА скачать образец бесплатно

3.9. 
принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие
Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10.  осуществляет
работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором
(сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке
дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11.  выполняет
печатные и копировально-множительные работы;

3.12.  следит
за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами
организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе
руководителя;

3.13.  принимает
документы на подпись Генеральному директору;

3.14.  контролирует
качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения
документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15.  контролирует
исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает
оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16.  организует
прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений
работников Общества;

3.17.  ведет
журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18.  ежемесячно
представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19.  ведет
график работы водителей;

3.20.  решает
вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов,
бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в
командировку;

Предлагаем ознакомиться:  Где и как поменять свидетельство о рождении ребенка?

3.21.  принимает
на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные
делопроизводством;

3.22.  участвует
в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления
дел при их передаче в архив;

3.23.  в
соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24.  систематизирует
и размещает дела, ведет их учет;

3.25.  подготавливает
сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для
передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов,
сроки хранения которых истекли;

3.26.  участвует
в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27.  выдает
архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений,
имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28.  консультирует
сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

Должностная инструкция секретаря-референта

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота — с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

V. 
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. 
своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2. 
своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3. 
качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4. 
небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5. 
несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6. 
сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7. 
разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных
сведений, ставших известными в ходе работы;

обязанности секретаря

5.8. 
сохранность имущества, предоставляемого
ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9. 
нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам,
обратившимся к Секретарю-референту;

5.10.  невыполнение
требований настоящей инструкции.

Подведем итоги

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

  • Прием телефонных звонков для руководителя.
  • Вся работа с документацией — сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
  • Организация приема посетителей.
  • Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости — заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
  • Подготовка и организация деловых переговоров.
  • Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда — продуктов.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Предлагаем ознакомиться:  В одной декларации два вида вычета социальный и имущественный

Функции секретаря суда

 функции секретаря

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

  • оформление обложек текущих дел;
  • получение у судебных помощников исков;
  • подшивание документов и материалов в дела;
  • составление описей новых дел;
  • нумерование страниц;
  • рассылка копий судебных определений участникам дел (сторонам);
  • отправка копий определений суда конкретным лицам по поручению судьи;
  • информирование сторон о датах и сроках судебных заседаний.

Кроме того

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

  • вывешивание списков судебных дел на неделю;
  • проверка явки сторон на заседание;
  • ведение протокола суда;
  • контроль получения и отправки всех документов, фигурирующих в деле.

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

  • Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
  • Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
  • Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
  • Все исправления заверяются согласно принятой форме.
  • Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
  • Описи выполняются вручную либо на компьютере.

Дополнительно

Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?

Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.

Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.

Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора

 секретарь делопроизводитель

Общие положения:

  • 1. Сотрудник считается специалистом, может назначаться и увольняться директором предприятия.
  • 2. Задачами референта являются обеспечение организационных процессов и документации для эффективного деятельности, связанной с управлением.
  • 3. Является подчиненным директора предприятия.
  • 4. Деятельность должна протекать в соответствии с законодательством РФ.
  • 5. Данным работником могут стать только граждане с высшим и средне специальным образованием, имеющих годовой стаж работы или прохождение курсов.
  • 6. Знание вопросов, связанных с законодательной базой.

Секретарь-референт обязан выполнять следующие функции:

  • 1. Обслуживание по документации предприятия.
  • 2. Руководить и контролировать организацию производства дел предприятия.
  • 3. Документировать все совещания.
  • 4. Ведение учета документов.

А также прочие обязанности и права на данной должности.

В данном случае вы относитесь к числу специалистов, и принимать и увольнять вас будет сам директор, ему же вы станете непосредственно подчиняться. Чтобы попасть на данную должность, вы должны иметь высшее (или как минимум специальное среднее) образование, стаж в должности от 1 года. Если стажа нет — свидетельство о прохождении курсов секретарей-референтов.

Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.

И снова о правах

 личный секретарь

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

Оцените статью
Ответ юриста
Добавить комментарий

Adblock detector